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单证员操作流程
发布日期:2020-11-08 10:27   来源:未知   阅读:

  单证员操作流程_总结/汇报_实用文档。外贸单证业务操作流程 ? ? 外贸单证流程图 接新合同 编合同号 翻译合同 制定发货 计划 通知备货 准备报检 材料 联系货代 确认船期 及费用 向货代索 要入货通 知 给货代传递 报关资料

  外贸单证业务操作流程 ? ? 外贸单证流程图 接新合同 编合同号 翻译合同 制定发货 计划 通知备货 准备报检 材料 联系货代 确认船期 及费用 向货代索 要入货通 知 给货代传递 报关资料 凭条已出 下达海运 委托书 开船前后 确认提单 开船后 投保出口 信保 寄交单资 料 银行收汇 外贸单证工作流程 ?一、翻译新合同,建立客户资料; ?二、通知备货; ?三、报检材料准备; ?四、下达海运委托书; ?五、寄出正本提单; ?六、寄送交单资料; 一、编制合同号,建立客户资料 ?签订一个新的合同后,熟悉合同内容,将 英文合同条款翻译成汉语版本,需要特别 注明发货数量、单价、指标要求、发货日 期、支付方式。在收到下达的英文版发货 计划后,需要将其翻译成汉语版,交给储 运部安排备货。 二、安排备货 ?将发货计划(包括目的港,柜数、每柜的 桶数、发货日期)交给销售人员以便其按 照客户合同中的指标要求,安排报检批次 和通知储运部,储运部做货物的出运安排 (出口货物要在开船前5天到达出运口岸) 三、报检材料准备 ?1.接到下达的报检计划,先在九城电子报检 系统做电子报检,电子报检单据内容填写 要求准确无误,待商检局审核通过,发出 商检编号后打印出来。 ?步骤如下: ? 出境货物报检单的制定需要在九成系统内 完成,首先登入九城电子系统,点击质检 业务,出现“出境货物报检”选项,点击, 页面内显示出之前报检过的所有单证,双 击任意一个单证,点击 “复制”,然后开 始填写报检单的内容,先打开“基本信息” 页面,此页面的大部分内容是固定不变的, 需要更改的包括“合同号、到货口岸、发 往国家、发货日期”,其他内容的更改根据 具体情况而定。 ?然后打开货物信息,在原来内容的基础上 更改“报检重量、包装数量、HS标准量、 货物总值、和货币单位。”单证填写完成 检查无误后点击保存,此单证保存在“未 选择单证”文件夹下。然后点击“未选择 单证”,选中所做的单证,点击页面上方 的“选择单证”,此时单证到了“待发送 单证”文件夹下,打开“待发送单证” 然 后点击页面上方的“发送业务单证”,此 时单证被保存到了“无回执单证”文件夹 下。 ?打开无回执单证后,点击页面上方的“接 收回执信息”,信息在系统内部需要被审 核所以可能需要几分钟时间才会有回执信 息,如果接收一次失败后,可以隔段时间 点击一次直到收到回执信息为止。收到回 执后,将单证打印出来。再次检查报检单 信息,准确无误,报检单完成。 ?2.准备英文报检材料:合同复印件、出境货 物报检单、发票、装箱单、厂检单、包装 性能结果单、及其它文件。 ?发票和箱单的制作首先要复印一份之前的, 然后更改里面的信息,发票要更改的信息 包括发票号(一整套资料里的发票号要保 持一致)、日期、目的港、重量、单价、 总金额,以及总金额的大写、包装数量。 箱单更改的内容包括发票号、日期、数量、 净重、毛重、尺寸、包装数量及装箱形式。 制作完成后打印,盖上长条章和法人章。 四、下达海运委托书 ?根据合同的发货期或到货日以及船的航行 天数(船期)算出精确地开船日期,在开 船日前一周给货代下达海运委托书租船订 舱。 ?海运委托书的格式可以由货代提供, 然后填上相关信息,其中包括:“发 货人”一栏需填上卖方公司名称地址 联系方式;“收货人”和“通知人” 一栏需根据客户要求填上客户的公司 名称地址及联系方式或者“TO ORDER”;起运港、目的港、预配船期、 货物件数、重量等各栏信息根据实际 情况填写。 海运委托书填写完毕,检查无误后传真给 货代,并且和货代确认海运费。租下舱位 后向货代索要入货通知,将入货通知交给 外贸主管,外贸主管通知储运部,根据实 际情况要求货代来背箱或者我公司安排送 货港口。 ?开船前给货代准备一整套报关资料,卖方 公司是委托报关行进行报关,所以需要提 前给报关行寄报关委托书、报检委托书、 核销单(此三份资料都由核销员提前寄给 报关行),单证员需要在开船前向货代传 凭条,箱单和发票。 ?凭条给货代之前要跟外贸主管确认凭条号, 箱单和发票的制做要求:复制一份箱单, 发票,更改里面相应的信息即可,注意报 关发票和其他发票不一样,报关发票多一 项海运费(海运费由我方支付)。然后加 盖电子印章,传给货代。 五、寄出正本提单 ?货物离港前后,货代要传给单证员草本提 单,单证员要对其进行更改确认,提单确 认要求做到准确无误一字不差,包括收货 人,通知人的地址是否有字母错误,起运 港、到货港、货物重量、体积等是否准确。 ?提单如有问题需更改后回传给货代要求其 更改信息,对方更改后再次传过来,需要 再次检查核对,直到确认提单准确无误时, 在提单上方空白处注明“OK,请出正本”, 需要电放的注明“OK,请等通知电放”。 出正本提单的话,要及时提醒货代在开船 后一周内将正本提单寄回卖方公司。 六、交单资料 ?开船一周内,做好一套完整英文交单资料 寄给收货人:商业发票、箱单、提单、原 产地证(FORM-A)、分析证、非转基因证 明、非木质包装证明、等等依据进口国家 单证的要求及合同,所递交的交单资料不 完全一样。 ?商业发票和箱单的制作和之前的其他资料 的做法一致,先复制一份,然后更改里面 的信息即可,注意交单资料里面的发票与 其他发票的不同之处在于发票末尾加上我 公司收款银行的信息,包括收款行的名称、 银行代码、收款人、收款人账号、收款人 地址。 ?产地证的制作根据客户不同的需求做法有差 别,如果客户没有特别要求提供由CIQ出具 的产地证,单证员需要做一份自己公司出具 的产地证,包括发票号、日期、出口商、收 货人、运输路线、重量、包装、和最后一句 货物产地承诺“We, ***** hereby declare that the above details and statements are correct, that all the goods were produced in China”。 ?具体制作过程仅需复制一份之前的产 地证然后更改里面的具体信息即可。 ?如果客户要求卖方提供有CIQ出具的官方产 地证,需要在九成电子系统内完成。首先 打开九成系统,然后点击质检业务,质检 业务项下有两种产地证,一般原产地证和 普惠制原产地证。 ?注意:产地证里基本信息页面内的三个日 期要遵循一个原则:发票日期早于申请日 期早于拟出运日期。 ?如果进口商属于普惠制国家,卖方需要提 供普惠制原产地证,进入九城电子报检系 统后,点击普惠制原产地证打开页面,复 制一份更改里面的信息,做法与一般原产 地证一致。 ?点击货物基本信息页面,更改里面的货物 描述、包装数量(毛重)、发票金额、 FOB值。由于本单是复制前面的单子制作 的,单证末尾有个原发证书号,此号需要 被删除,此单完成,检查无误后,点击保 存。然后打开“未选择单证”选中此单点 击“选择单证”、再打开“待发送单证” 点击“发送”,发送完成单证已经到达商 检局的审核系统。 ?由于此单是商检局网上人工审核,所以审 核时间可能较长,过一段时间打开“无回 执单证”点“接收回执信息”,没有回执 的话还需要过几分钟接着接收信息,直到 收到审核正确的回执信息为止,单证完成 后打印出来。(打印底纸由报检员从商检局 购买) ?分析证的制作需要复印一份以前的单证, 更改发票号、日期、箱号铅封号、箱号铅 封号对应的批次号,以及每批次的指标。 ?非转基因证明、非木质包装证明等其他证 明都是复制以前的单证,更该里面得发票 号和日期等信息即可。 ?注意:一整套交单资料的发票号和日期要 保持一致,一般情况下日期以开船日为准, 若需要提供原产地证的话,发票日期要与 产地证内的发票日期一致,其他日期仍以 开船日为准。另外整套单子的文件名要保 持一致,例如:证书名称+目的港+ 箱型柜 数 +开船日。 ?电汇方式付款:在货物到港前让客户收到 寄出的一套完整英文交单资料。 ?信用证付款方式:符合有关国际惯例所交 的单证必须是一套完整的单据,包括单证 的格式、商品、文字、签章、背书等等。 遵照严格的“单证一致,单单一致”,出 口企业必须在信用证到期日之前将所有单 据送交议付银行 。 ?托收付款方式:一套完整交单英文资料交 于我方托收行,凭指示付款。 ? 谢 谢!



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